Il WordPress Meetup di Torino ha compiuto 2 anni 🎂🎉 e in vista della programmazione della nuova stagione ci siamo trovati per fare un po’ di verifica dell’anno trascorso, confrontarci su nuove idee e parlare dell’organizzazione in generale. Questo è il resoconto della riunione.
Dove: Parco del Valentino (Torino) e canale #wptorino su Slack
Presenti:
@cartortorella, @cristianozanca, @francina, @glorialchemica, @ironicmoka, @lasacco, @oleg, @thomasvitale
Ordine del giorno:
Organizzare la prossima stagione dei WordPress Meetup di Torino
1. Format
Il WordPress Meetup di Torino entra a settembre nel suo terzo anno di attività. Ci sono stati 2 WordCamp nel mezzo, e un certo ricambio nel gruppo degli organizzatori. Il canale Meetup ha oltre 850 iscritti ma la partecipazione è intorno al 5% (con un minimo di 20 a un massimo di circa 70 partecipanti).
Fino ad ora le serate prevedevano:
- 2 contributi di circa 20 min l’uno (o 1 di 40 min, in caso di argomento particolarmente corposo)
- spazio per domande/interventi
- networking con pizza e birre/bevande offerte
Una serata per stagione (più o meno prima del periodo natalizio) è stata dedicata a Q/A. Nella passata stagione è stata organizzata anche una Contributor Night a tema “contribuire al core”.
Domande principali che hanno guidato il confronto:
Il format va bene così, oppure occorre modificarlo? A cosa è dovuta la scarsa partecipazione? E come possiamo incrementare la partecipazione? Come miglioriamo la qualità della nostra offerta?
Nel corso della discussione è stato sottolineato e deciso che:
- occorre promuovere di più la contribuzione e il coinvolgimento in WordPress → organizzare momenti specifici per la contribuzione (Contributor Night) alternati alle serate Meetup standard
- è necessario tenere conto della doppia tipologia di target prevalente: esperti di sviluppo/webdesigner e blogger/appassionati senza specifiche competenze/conoscenze tecniche.
Per questo, nei mesi in cui si realizzerà il Meetup tradizionale → mantenere doppia traccia con 1 contributo tecnico/specialistico e 1 contributo più generalista/esperienziale
- per coinvolgere i partecipanti e raccogliere opinioni: → riprendere in mano l’idea di sottoporre un semplice questionario, da diffondere attraverso i canali Meetup, sito e social
Lead del Meetup:
Laura
Responsabile dell’organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca
Cristiano (supporto)
2. Comunicazione
Per tutti l’attività di comunicazione è essenziale.
L’idea è, quindi, quella di dare un nuovo impulso al canale Meetup, ai profili social e, se possibile, anche al sito, stabilendo una strategia, linee guida e e un flusso di azioni condivise.
Referenti per la pubblicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria (design) Nicola (contenuti)
Collaborano: Chiara e Francesca
3. Riprese video
Nel corso delle passate edizioni sì è sempre cercato di riprendere gli interventi proposti nei Meetup e di pubblicarli sul canale tv di WordPress.… ma forse è proprio questo che dissuade alcuni a non proporsi come speaker: il non desiderio di essere ripresi.
Una suggestione emersa dal confronto con altri leader internazionali nel corso del WCEU di Parigi, è stata quella di creare un ambiente il più informale e libero possibile, dove le persone possano sentirsi a proprio agio. Per questo
chiederemo di volta in volta ai diversi speaker se vogliono o meno essere ripresi e daremo ampia comunicazione del fatto che le riprese non sono obbligatorie ma a discrezione della disponibilità degli speaker.
Si è anche accennato all’ipotesi di fare dirette Youtube, attivando l’account collegato all’email usata per attivare i social → da verificare e discutere successivamente l’opportunità delle dirette
Nota: ragionare su una soluzione per trovare la disponibilità di una telecamera, quando non ce n’è una di propietà di qualche organizzatore disponibile.
Referenti per le riprese video:
Oleg e Nicola
4. Speaker e Calendario editoriale
La ricerca di speaker non è solo motivata dalla necessità di trovare persone che parlano al Meetup, ma soprattutto dalla volontà di coinvolgere le persone e far circolare idee e conoscenze e deve partire dal calendario editoriale, in primis.
A partire dall’esperienza degli anni passati, formuleremo un calendario editoriale sulla base delle scelte indicate nel punto 1. Il calendario editoriale servirà come linea guida ma non dovrà essere vincolante, nel senso che sarà modificabile in base alle disponibilità e alle proposte.
La ricerca di speaker avverrà
- per contatti personali
- per comunicazione fatta ai Meetup
- per comunicazioni diffuse sui social
Rimane sempre valido il canale dell’autocandidatura, sia attraverso i meetup, sia attraverso l’invio di proposte via email (magari predisponendo un modulo per la raccolta delle proposte).
Nota (a seguito di una discussione su Slack): è importante dare indicazioni precise (sorta di linee guida) affinché le autocandidature seguano dei criteri di condivisione delle conoscenze e non siano semplici spot pubblicitari,
Referenti per la ricerca speaker e il calendario editoriale (anche se tutti sono coinvolti nel proporre argomenti e coinvolgere speaker):
Gloria, Nicola e Cristiano
5. Date/periodicità
Il primo anno, il Meetup si è tenuto il primo martedì del mese, il secondo anno si cambiò perché si sovrapponeva ad altri eventi e impegni di qualche organizzatore e si scelse il secondo mercoledì del mese. Nel corso della seconda stagione, però si è notato un calo di presenza, dovuto forse anche anche alla scelta del giorno della settimana che è spesso una serata di eventi sportivi e in cui sono organizzati spesso altri eventi, proprio a ToolBox.
Si è valutato, quindi di
→ cambiare il giorno della settimana e spostarci al giovedì, lasciando la periodicità mensile – nei limiti del possibile sempre il secondo giovedì del mese (alternando, come evidenziato nel punto 1 fra Meetup (più o meno) frontali e Contributor Night)
6. Sede
Anche la terza stagione del WordPress Meetup di Torino sarà ospitata da ToolBox, che ha confermato la disponibilità e con cui c’è collaborazione piena.
Referente per la sede:
Laura
7. Sponsor
Oltre al su citato ToolBox, che ci ospita gratuitamente e che è, quindi, sponsor a tutti gli effetti, da settembre dovrebbe tornare anche DNS Hosting con il nuovo Brand: Host.it
→ si verificherà a breve e, nel caso non rinnovassero l’impegno, si cercherà un nuovo sponsor
Referente sponsor:
Laura
8. Formula per il Convivial networking (o che se magna)
Fino a maggio la formula per il momento conviviale e di networking è stata il mangiare la pizza offerta dallo sponsor.
Il pro è che diventa un momento piacevole ed effettivamente conviviale e di chiacchiere/confronti.
Il contro è che forse qualcuno viene solo per mangiare la pizza a gratis e c’è l’aspetto organizzativo logistico che obbliga almeno 1 organizzatore a staccarsi per seguire la consegna e sistemare la cucina (cosa che in almeno 1 o 2 meetup ha creato problemi di gestione della serata, non essendo presenti molti organizzatori).
Sembrano aver funzionato bene le serate con l’invito a ciascuno di contribuire portando qualcosa.
Ipotesi (da verificare in base alla risposta dello sponsor):
→ ToolBox offre le birre, uno sponsor altro da bere e la pizza al taglio (o qualcosa d’altro) da comprare prima dell’inizio del Meetup. Invitare comunque le persone a condividere qualcosa (es se noi pensiamo al salato, portare qualcosa di dolce).
9. Chi fa cosa
Lead del Meetup, Sede e Sponsor:
Laura
Organizzazione delle serate di contribuzione (Contributor Night):
Francesca
Comunicazione:
Social: Carmen e Ljuba
Piattaforma Meetup: Laura
Sito: Gloria, Nicola
Collaborano: Chiara e Francesca
Riprese video:
Oleg e Nicola
Ricerca speaker e calendario editoriale:
Gloria, Nicola e Cristiano
#torino