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Ciao a tutti
negli scorsi giorni c’è stato un po’ di movimento per la candidatura di Torino a WordCamp Europe 2020.
@lasacco è stata presso l’ufficio di Turismo Torino che si occupa di fiere e convegni e io ho iniziato a mettere mano alla carta (budget, documentazione, ecc…). Quindi scrivo “noi” nel senso di Francesca e Laura.
Al momento ci sono una serie di passaggi da fare
Per la candidatura dobbiamo mettere insieme un dossier che si compone di:
A questo scopo ci servirebbe un po’ di aiuto, da tutta la community italiana appunto 🙂
Sito
Per il 28 febbraio dobbiamo mandare la candidatura e vorremmo fare un sito in cui raccontiamo un po’ le cose di cui sopra.
Per farlo abbiamo bisogno di:
1. Designer per dare un po’ di senso alla cosa, non deve essere un design strafico né rappresentativo di quello che sarà un potenziale WCEU a Torino
2. Graphic Designer per produrre una presentazione con i dati – Turismo Torino ha un suo template, ma è molto istituzionale, sono sicura che con il vostro talento riusciremo a fare qualcosa di più caruccio
3. Un montatore video per quello che scrivo al punto “Video”
Questi impegni sono proprio solo in questo periodo, per aiutarci a mandare la migliore candidatura possibile per Torino e per l’Italia
Video
Vorremmo produrre un breve video con una serie di persone che dicono cose tipo “Ciao sono Caio, from Città” + alcuni video un po’ più lunghetti che dicono perché WCEU dovrebbe venire a Torino.
In inglese possibilmente, ma se qualcuno lo vuole fare in italiano mettiamo i sottotitoli
Per questo ci serve poi qualcuno che metta insieme il tutto
Se non troviamo un montatore/trice ovviamente non se ne fa nulla e via
Grazie alle chiamate con il team attuale di WCEU abbiamo chiarito un paio di punti.
The Local Team provides a wealth of knowledge and contacts, making logistics, sourcing local suppliers and venues, and information gathering much easier.
Thanks to the work of this team, attendees can learn more about cultural customs and reduce potential barriers or difficulties in language.
Some of our members also work on other teams to provide clear, open communication and a seamless organization for all aspects of the event. (* Guarda Punto “Organizzatori Locali Non Nel Local Team”)
Non c’è un numero preciso, ma dopo anni di esperienza pare che un buon numero sia intorno alle 8 persone. Di meno diventa molto faticoso, di più diventa un po’ difficile da gestire. Ci è stato consigliato però di prevedere che qualche persona potrà ritirarsi, quindi diciamo che dovremmo essere una decina.
Anche su questo non ci sono direttive precise, ma ormai c’è una buona esperienza in merito.
Non viene incoraggiata la partecipazione di persone che abitano a più di un paio di ore di viaggio dalla città ospitante. Spesso si devono fare incontri di persona e sopralluoghi, a volte con breve preavviso.
Ci è stato spiegato ad esempio che la lead di Parigi, abitava in un’altra città e si è dovuta recare almeno 5-6 volte a Parigi, restarci per un paio di giorni, ecc…
Però nulla vieta a persone lontane di far parte del team, se sono chiare queste premesse.
Almeno il ruolo di Sponsors Logistic può essere svolto da una persona non di zona, ma che si rende disponibile a venire a Torino almeno una volta prima dell’evento e alcuni giorni prima dell’evento stesso.
Dicendolo nei commenti qui, nei commenti su Slack o meglio ancora mandandomi una mail.
Scrivete anche perché volete far parte del team e qual è uno dei task che vi interessa.
Se non siete della zona, non vi preoccupate!
In quasi tutti i team globali c’è una persona locale per aiutare il resto dei membri.
Esempio:
Belgrado // Local Team: 9 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6
Berlino // Local Team: 8 (incluso Team Lead) // Locals negli altri team: 6
Per ora è tutto, vi teniamo informati man mano che andiamo avanti con la candidatura.
Per qualsiasi domanda scrivete nel canale “WCEU2020” dello Slack italiano o qui nei commenti.
In bocca al lupo a tutti noi!
Martedì 26 giugno 2018 si è tenuta una chat su Slack per esplorare l’idea di candidare l’Italia a WordCamp Europe 2020.
Abbiamo riassunto cos’è WordCamp Europe, come avviene la selezione, come è strutturato il team locale.
Ecco un recap, con alcune informazioni aggiuntive e la roadmap per trasformare l’ipotesi in azione.
WordCamp Europe è un evento annuale che riunisce le community europee, e non solo, in una città sempre diversa. In passato è stata in Olanda, Bulgaria, Spagna, Austria, Francia, Serbia. Il prossimo anno, 2019, sarà in Germania, a Berlino.
L’evento è passato da circa 700 persone della prima edizione (Leiden, 2013) a più di 2000 dell’ultima, tenutasi a Belgrado.
Si apre una call che prevede diversi step:
– chiamata di orientamento con il gruppo che seleziona la città
– mettere insieme un team
– preparare un budget preliminare
– riempire un form che prevede informazioni aggiuntive (venue in grado si ospitare tot persone, presenza di un aeroporto internazionale, strutture alberghiere, etc…).
Lo scorso anno, insieme a un gruppo di organizzatori di Torino e Milano, abbiamo mandato una candidatura per Torino 2019 che è stata rifiutata: il motivo è stato che il gruppo che ha selezionato la città riteneva che la community italiana non fosse ancora pronta.
La candidatura è stata messa insieme in poco meno di una settimana, grazie al fondamentale apporto dell’ufficio del Turismo di Torino che ha un team dedicato alle conferenze in città.
Dopo la chat sembra che ci sia molto entusiasmo nel riproporre una candidatura italiana, ma c’è bisogno anche dell’effettivo impegno e della presa di coscienza della responsabilità che questo impegno porta.
Dopo la chat del 26 e successive discussioni, sembra che la candidata individuata possa essere di nuovo Torino per una serie di motivi:
– Ripresa dei WordCamp dopo 3 anni di silenzio a Torino nel 2016
– Tre WordCamp organizzati con successo
– Presenza di una Community locale forte (inclusi gli amici di Biella, mi verrebbe da aggiungere)
– Presenza di un ufficio comunale che aiuta nella candidatura e nella successiva organizzazione
– Costi più accessibili che Milano e Roma
Io mi propongo come lead, sapendo che posso contare sul supporto di SiteGround, azienda per la quale lavoro.
Per favore, se siete intenzionati a candidarvi come local lead, commentate qui! Solo perché io sono disponibile non vuole dire che io sia l’unica possibilità 😉
Il team local si divide di fatto in due:
“Local-local” sono persone sul territorio ed è fondamentale che siano in una raggio che permetta di raggiungere la città candidata con facilità (quindi anche Biella o milanesi che se la sentono di affrontare – anche economicamente – il viaggio MI-TO).
Il team “local-local” si occupa di tutte le cose che prevedono una presenza fisica in città:
– venue (per conferenza, Contributor Day, After Party, Volunteers Social)
– catering
– rapporti con gli spedizionieri
– rapporti con enti locali
– conoscenza del territorio per scrittura articoli di accoglienza
“Nazionale”
In ognuno dei sub-team che compongono il team WordCamp Europe c’è sempre una persona della nazione ospitante.
Mi sembra di capire che queste persone vengono scelte dal global team e non direttamente dal team che organizza localmente, ma questo sarà da appurare in fase di candidatura
Al momento dobbiamo mettere insieme il team “local-local” insomma, se siete interessati a farne parte commentate qui e poi il team lead deciderà come sarà formato il team.
Tutto il processo verrà fatto in pubblico, quindi anche se non siete parte del team local-local siete sempre tutti invitati a dire la vostra nell’apposito canale #wceu2020
Una volta che verrà scelta la città, il team lead e il team potremo iniziare a mettere insieme la candidatura.
Grazie mille e in bocca al lupo a tutti noi!
ETA: Deadline 31/07 poi archiviamo 🙂
