Con la partenza dei lavori su WordCamp Torino 2017 e l’imminente candidatura di WordCamp Roma 2017, mi sono venute in mente un po’ di riflessioni sull’organizzazione della comunicazione interna dei team.

Da due mesi circa faccio parte del gruppo degli organizzatori di WordCamp Europe 2017 e sto imparando tantissime cose. Questo non vuole dire che un WordCamp si organizza solo così! È giusto che ogni team si autogestisca e trovi la propria via, anche in relazione agli obiettivi che si è posto (di tempi, di dimensioni, ecc…).

Se però siete curiosi di sapere come vengono svolte certe cose e siete come me dei nerd dei processi e delle procedure, ecco qui alcuni spunti.

Organizzazione iniziale dei team

Ogni team è composto da più persone perché si tratta di un WordCamp enorme. C’è un lead e i lavori sono partiti con un kick-off meeting in cui ogni team ha stabilito:

1. Partecipanti: come è composto il team
2. Incontri e operazioni: ogni quanto ci si riunisce, per quanto tempo, dove, come (indicazione degli strumenti che verranno usati dal team)
3. Obiettivi generali: di cosa si occuperà il team

Strumenti

Ogni team decide quali strumenti usare. Noi (content) usiamo:

1. Canale Slack all’interno di istanza Slack WordCamp Europe
2. Zoom per la chiamata quindicinale
3. Google Spreadsheet per il project management
4. O2 di WCEU per i recap e le cose che vogliamo discutere con tutti

Altri team usano anche Trello, ma noi ci siamo organizzati con un foglio di Google dove abbiamo diversi fogli. La struttura è abbastanza simile al documento con il quale si sta organizzando il Global WordPress Translation Day, altra risorsa utile per chi si avvicina all’organizzazione eventi.

Le riunioni del singolo team

• Si pubblica l’ordine del giorno in anticipo e la prima cosa che si fa è decidere chi prenderà nota per la riunione in corso (ogni volta una persona diversa).
• Si procede con la discussione con occhio all’orologio. Si controlla che i lavori assegnati siano stati portati avanti. Si modifica il file con i diversi task se necessario.
• Si assegnano i compiti ai diversi membri del team per le prossime due settimane.
• A fine riunione si posta nell’O2 il recap.

La raccomandazione che ci ha fatto Paolo Belcastro, il lead organiser di WCEU è stata “Meetings should be kept short, ideally never exceed 30 min, with maybe the exception of the Townhall that could reach one hour if attendance is high to give speech time to everyone.”

“Weekly standup” per i team lead

È stato creato un bot con Geekbot che pinga i lead di ogni team e fa una serie di domande:

• What did your team accomplish last week? Cosa ha fatto il tuo team la scorsa settimana?
• Was that more, less, or just as expected? Avete fatto più, meno o quanto vi eravate prefissi?
• What’s on your team’s list for this week? Su cosa lavorerete questa settimana?
• What obstacles are impeding your progress? Quali ostacoli vi impediscono di procedere?

loro rispondono e tutto viene postato nel canale Slack generale. Non ho la più pallida idea di come funzioni questa cosa, ma mi sembra fantastica per:

• tenere sotto controllo costantemente l’andamento del lavoro
• informare tutti di come stanno andando le cose

“Town Hall Meeting”

Una volta al mese (se non erro perché io la prima volta ero assente, boo!) ci si incontra tutti insieme. Il meccanismo è lo stesso delle riunioni del team

• Ordine del giorno
• Chi prende le note
• Discussione mirata

L’O2 del team

Qui si postano

• recap riunioni
• proposte da discutere tutti insieme

Ognuno può decidere se partecipare alla discussione e lasciare le proprio impressioni commentando lo specifico post. In questo modo tutti i contenuti, le discussioni, le proposte, i recap relativi ad un team possono essere facilmente archiviate e consultate con un sistema di categorie e tag.

I post nell’O2

I post vengono formattati con grande attenzione per rendere i contenuti facilmente scannerizzabili dall’occhio anche dei lettori di passaggio.

Si fa grande uso dei titoli (2,3, 4 direi), liste, checklist. I post non sono visualizzabili dall’esterno, quindi lascio come esempio questo post di Petya per il Global WordPress Translation Day che mostra in modo chiaro come strutturare i contenuti in modo che l’occhio vada subito sulle cose importanti.

Risorse aggiuntive

• Luca Sartoni – Growth methodologies in a distributed environment
• Patya Raykovska – Gone with the Wind – Lessons learned from a year of location independence
• Petya Raykovska – The Remote Agency Toolbox
• Siobhan McKeown – Rebuilding Babel – Communication in a virtual world
• Franz Vitulli – Slack and beyond: internal communication for distributed companies (talk non ancora disponibile, ci sono le slide in italiano e e @franz è un contattabile su Slack per approfondimenti)

In conclusione

Organizzare in modo così strutturato la comunicazione di un team piccolo per un WordCamp di 80 persone potrebbe sembrare esagerato. Personalmente, dopo anni di organizzazione eventi e project management, trovo che adottare dei processi già testati su progetti complessi anche in progetti piccoli, renda la vita più semplice:

• non si deve inventare nulla, è già lì! Steal like an artist 😉
• condividere il processo rende la partecipazione di tutti più facile perché sono chiare le aspettative e le procedure da seguire.

Mi piacerebbe sapere cosa ne pensate, come pensate che queste cose si possano applicare alle nostre realtà e chiamo @francescodicandia e @lucasartoni (WCEU) e @stef (WCLDN) a raccontare le proprie esperienze, se lo desiderano.

Buon lavoro a tutti!